Für die Meldepflicht an die Finanzverwaltung über eingesetzte elektronische Kassen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) folgende wichtige Informationen veröffentlicht:
- Für die Meldung des Bestandes elektronischer Kassen (§ 146a Abs. 4 AO) stellt das BMF zum 01.01.2025 unter „Mein ELSTER“ eine ERiC-Schnittstelle zur Verfügung.
- Bis spätestens zum 01.07.2025 sind der zuständigen Finanzbehörde alle im Bestand befindlichen elektronischen Kassen des Unternehmens zu melden.
- Das BMF hat eine aktualisierte Fassung der Ausfüllhilfe „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme …“ veröffentlicht.
Neben allen anderen Unternehmen müssen auch Kfz-Betriebe ab Anfang 2025 dem für sie zuständigen Finanzamt melden, wenn diese ein elektronisches Kassensystem mit TSE nutzen. Nachfolgend finden sich wichtige Informationen zu dieser Meldepflicht.
1. Allgemeine Hinweise zur Kassenführung und Meldepflicht
Im Rahmen der Kassenführung müssen seit Anfang 2020 alle elektronischen Aufzeichnungssysteme von Kassenvorgängen mittels einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (sog. TSE) vor Manipulationen geschützt werden (vgl. § 146a Abs. 1 Satz 2 AO). Da die Finanzverwaltung sich gleichzeitig auch einen Überblick über die von den Unternehmen genutzten Kassensysteme verschaffen wollte, hatte sie damals direkt in § 146a Abs. 4 AO eine Meldepflicht über die eingesetzten Kassen(systeme) mit aufgenommen. Diese sollte ursprünglich auch direkt ab 2020 gelten.
Allerdings wurde der tatsächliche Beginn dieser Pflicht mehrfach verschoben, weil die Finanzverwaltung die notwendige Schnittstelle für die erforderlichen Meldungen nicht zur Verfügung stellen konnte. Nunmehr hat das Bundesfinanzministerium (BMF) aber darüber informiert, dass bis spätestens zum 01.07.2025 von Unternehmen alle im Bestand befindlichen elektronischen Kassen zu melden sind. Denn unter „Mein ELSTER“ hat es das BMF jetzt endlich geschafft, ab dem 01.01.2025 die notwendige „ERiC-Schnittstelle“ zur Verfügung zu stellen.
2. Hinweise zur Meldepflicht
Alle Kfz-Betriebe müssen ab Anfang 2025 ihrem Finanzamt gegenüber eine Meldung abgeben, wenn sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem bzw. Kassensystem mit TSE nutzen.
Insoweit gehören zu diesen elektronischen Aufzeichnungssystemen insbesondere alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme, Registrierkassen, Tablet- oder App-Kassensysteme und Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse.
Sind solche Systeme vor dem 01.07.2025 gekauft, geleast oder gemietet worden, profitieren sie dabei von einer Übergangsfrist. Danach ist es ausreichend, wenn diese Geräte bis zum 31.07.2025 über das „Mein ELSTER“-Portal anzumelden worden sind. Werden die elektronischen Kassen aber von den Unternehmen ab dem 01.07.2025 angeschafft, dann müssen diese innerhalb eines Monats gemeldet werden.
Bei mehreren Kassen im Verbundsystem, ist grundsätzlich jedes einzelne Gerät beim Finanzamt anzugeben. Haben jedoch einzelne Teile des elektronischen Aufzeichnungssysteme keine Kassenfunktion (z.B. Orderhandys), wird nur das System mit Kassenfunktion übermittelt. Dabei sind aber in der Meldung alle Kassensysteme einer Betriebsstätte einheitlich zusammenzufassen.
Zudem hat die Meldung innerhalb eines Monats nicht nur bei Inbetriebnahme des Kassensystems zu erfolgen, sondern auch, wenn es nicht mehr genutzt wird - unabhängig davon, ob die alte Kasse ersetzt oder gestohlen wurde bzw. funktionsuntüchtig ist.
3. Inhalt der Meldung an das zuständige Finanzamt
Neben Angaben zum Steuerpflichtigen erfordert die Meldung an die Finanzbehörde einige Informationen zum eingesetzten Kassensystem. Zu übermitteln sind daher Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen. Hinzu kommen Angaben zur Art des elektronischen Aufzeichnungssystems einschließlich der Seriennummer sowie zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung. Ebenfalls anzugeben ist die Anzahl der genutzten Systeme sowie deren Anschaffungsdatum. Wird ein Gerät außer Betrieb genommen, melden Unternehmer das entsprechende Datum und den Grund.
4. Hinweise des BMF
Zur Vorbereitung der Betriebe auf die Meldung hat das BMF einen Fragen- und Antwortenkatalog (sog. „FAQ-Kassen“) veröffentlicht und eine aktualisierte Fassung der Ausfüllhilfe „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 Abgabenordnung (AO))“ zur Verfügung gestellt (Anlage).
5. Bewertung
Damit Unternehmen ihrer Mitteilungspflicht fristgerecht nachkommen können, sollten sie sich schon jetzt einen Überblick über die in ihrem Betrieb genutzten Kassen mit TSE-Funktion verschaffen. Dazu gehört auch eine Übersicht über die Daten, die sie für die Meldung benötigen. Liegen diese vor, lassen sie sich schnell und unkompliziert nach Freischaltung der Schnittstelle in „Mein ELSTER“ einpflegen und übermitteln.